第１条【総則】

本規則は、追手門学院校友会山桜会（以下「本会」と称する）会則第21条第1号に定める本会が管理する名簿（以下「名簿」と称する）に関して定める。
２、名簿は、本会会員（以下「会員」と称する）共有の財産であり、崇高な精神のもとに信義かつ誠実に、これを取り扱うものとする。
３、総務委員会会員情報部会は、本会会長 （以下「会長」と称する）の命を受け、会員情報の収集・管理・提供を行う。

第２条【名簿の種類】

名簿とは、会員の個人情報を記載したものである。
(1)名簿には、原簿と公開名簿をおく。
原簿とは、本会が会員の状況把握のために必要とする情報をすべて記載したものである。
公開名簿とは、原簿を元に一部の項目を選択編集したものである。
(2)公開名簿には、普通名簿と部分名簿をおく。
普通名簿とは、公開名簿の内容を複製し、会員に提供するものである。
部分名簿とは、公開名簿の内容を特定条件で抽出し、会員に提供するものである。

第３条【原簿】

原簿には、次の項目を記載する。
(1)氏名（変更後の氏名を含む）
(2)住所（郵便番号）および電話番号
(3)卒業学校名
(4)卒業年度、組、卒業担当教員名
(5)性別
(6)生年月日（平成15年度より）
(7)勤務先および電話番号
(8)電子メールアドレス
(9)理事会が必要と認めた事項
２、原簿は、会長が管理する。
３、総務委員会会員情報部会は、第１項の記載項目が遺漏なく原簿に記載されるように努めなければならない。
４、原簿の閲覧・写しの交付は、会長の承認を得て、本会理事・監事・および総務委員会会員情報部会に対してのみ行う。
５、前項により情報の提供を受けた者は、その情報を第三者に提供してはならない。
６、原簿の記載事項の変更は、総務委員会会員情報部会が速やかに行わなければならない。
(1)総務委員会会員情報部会は、情報修正の連絡を受けたときは、修正申立人の氏名等を確認し、真否を確認の上修正を行わなければならない。
(2)会員の死亡に伴う情報の修正は、身内親族への問い合わせ等特に慎重に行わなければならない。
７、会長及び総務委員会会員情報部会は、１年に１回原簿の管理状況を確認しなければならない。
８、総務委員会会員情報部会は、原簿作成過程で収集したいかなる情報も第三者に提供してはならない。
９、原簿の管理に関する費用は、下記のものとし、本会より支出する。
(1)調査・連絡のための費用
(2)管理用機材（コンピューター）に関する費用
(3)記録媒体の費用

第４条【公開名簿】

公開名簿には、次の項目を記載する。
(1)氏名（変更後の氏名を含む）
(2)住所（郵便番号）および電話番号
(3)卒業学校名
(4)卒業年度、組
(5)勤務先および電話番号
(6)電子メールアドレス
２、公開名簿の閲覧・配布は、会員に対してのみ行う。
３、情報の非公開を希望する会員は、総務委員会会員情報部会に文書で告知することにより、第１項の項目の一部または全部を会長の承認を得て公開名簿に記載しないことができる。
４、総務委員会会員情報部会は、会員の死亡を確認した場合、第１項(1)のみを記載し、その旨を補記する。
５、総務委員会会員情報部会は、会員の所在を確認できない場合、その旨を補記する。

第５条【普通名簿】

普通名簿の作成・配布は理事会において決定する。
２、会員は、費用の応分負担により、普通名簿の配布を受けることができる。
３、会員の負担する下記費用は、理事会において決定する。
(1)編集に関する費用
(2)用紙やCD-R等の媒体および製版や製丁に関する費用
(3)送料等

第６条【部分名簿】

部分名簿の作成・配布は、同窓会の開催など目的が明確な場合に限り、会員からの書面　による請求に基づき行う。
２、会員は、記載内容を指定することができる。
３、会員の負担する下記費用は、理事会において決定する。
(1)編集に関する費用
(2)通信費等

第７条【制限】

会員は、名簿によって得た情報を、会員以外の者に漏洩してはならない。
２、会員は、名簿によって得た情報を、本会の目的に反する用途に使用してはならない。
３、会員は、名簿によって得た情報を複製する場合は、あらかじめ総務委員会会員情報部会の承認を必要とする。ただし、複製が個人的用途である場合（個人用の住所録への転記など）は、この限りではない。
４、会員が、本条に違反した場合は、本会は会員のプライバシーの保護のため、法的手段をもって対処する。
５、会員が、本条に違反し、第三者に損害が生じた場合でも、本会はその責めを負わない。

第８条【会員の情報提供】

会員は、原簿記載事項に変更が生じた場合、速やかに総務委員会会員情報部会に報告しなければならない。

第９条【著作権】

名簿に関する著作権は、本会に帰属する。

第１０条【その他】

本規則の改廃は、理事会において決定する。

附　則

１、本規則は、平成16年12月3日理事会にて承認
２、本規則は、平成17年1月1日から施行する。

会員名簿管理規則制定について

会員名簿は山桜会の活動の基盤となり、その詳細であり正確であることが要請されます。しかし他方、今日個人情報保護法が施行され、個人情報の保護が重要な課題となってきております。そこでいかに個人情報を管理するかが問題となっております。本会員名簿管理規則はかかる両方向からの要請に基づき作られたものです。
本規則は、会員の個人情報保護のため公開される個人情報の範囲を限定して、情報提供者である会員の利益を守りつつ、山桜会の活動に必要な情報を確保するという意図をもって名簿作成を行い、同時に名簿の情報収集方法および使用に制約を設けると共に管理運営を厳格に行うことによって、個人情報がみだりに外部に遺漏されないように万全の対策を執っております。
今後は本規則に準拠して名簿の管理運営が行われることが必要であると同時に、会員の皆様各自が会員名簿の趣旨に対する認識を深めていただき、情報提供にご協力を頂くことが会員名簿の充実のために必要なことと思います。